TUI is de grootste reisonderneming van België. Het bedrijf is actief als touroperator en als exploitant van een netwerk van reiskantoren. Daarnaast runt het ook de luchtvaartmaatschappij TUI Fly. Zoals bekend heeft de digitalisering een grote impact op de toeristische sector. Consumenten boeken hun vakanties almaar vaker online. Het is een evolutie waarop TUI goed wist in te spelen.

RACS biedt een goede prijs-kwaliteitsverhouding

Op het vlak van finance heeft TUI op groepsniveau een corporate finance leadership team uitgebouwd, aangestuurd door Group CFO Wim Van Besien. Daarnaast zijn er drie regionale CFO’s die aan hem rapporteren. Per land is er verder een financiële directeur met een eigen team voor onder meer boekhouding en controlling. In België gaat het om een team van zeventig medewerkers.

“ Racs biedt een heldere oplossing die mee evolueert met de business van TUI  zonder nodeloze complexiteit.”

Voor de ondersteuning van de financiële teams in België, Nederland, Frankrijk en Marokko maakt TUI gebruik van RACS. In België gaat de gezamenlijke historiek van TUI en RACS terug tot het einde van de jaren negentig. “Uiteraard zijn er doorheen de jaren heel wat updates en upgrades geweest”, zegt Wim Van Besien. Op een gegeven moment kreeg de CFO vanuit de hoofdzetel van TUI de vraag een keuze te maken tussen RACS en SAP. Daar moest hij niet lang over nadenken. “RACS biedt een goede prijs-kwaliteitsverhouding”, klinkt het. “De software is bijzonder betrouwbaar en op het vlak van IT en infrastructuur vraagt de oplossing weinig onderhoud. Het was voor ons een logische keuze om bij RACS te blijven.”

Eenvoudige integratie

Het bedrijf vond in RACS alle functionaliteit die het nodig had, met de wetenschap dat het ook op RACS kon rekenen voor de ondersteuning van zijn toekomstige traject. “Doorheen de jaren zijn er af en toe wat functies bijgebouwd die zich specifiek richten op de toeristische sector”, vult Wim Van Besien aan. “Ik denk onder meer aan de ondersteuning van de diverse betalingsstromen, zoals onze voorafbetalingen aan hotels en onze uitstaande leningen.” Verder laat RACS toe dat TUI zijn cashbeheer loskoppelt van de boekhouding. “In onze branche is dat echt een must, onder meer om vlot betalingen te kunnen verrekenen met partners.”

De voorbije jaren slaagde TUI erin om dankzij RACS het aantal gebruikte tools terug te dringen. “Vroeger hadden we een aparte tool voor het beheer van kostennota’s”, zegt Wim Van Besien. “Vandaag doen we dat volledig in RACS, met een bijhorende goedkeuringsworkflow.” Idem voor de scanning en verwerking van aankoopfacturen. “Met RACS zullen we over een tool beschikken waarmee we de complete relatie met de klant kunnen beheren, van reservatie tot facturatie.”

Performante kostenstructuur

Voor TUI is het duidelijk waarin de toegevoegde waarde van RACS schuilt. “We hebben RACS altijd als een platform ervaren dat de voorkeur geeft aan helderheid”, zegt Wim Van Besien. “RACS is niet complex – en daardoor ook betaalbaar.” Bijkomend voordeel is dat RACS en TUI elkaar intussen door en door kennen. “We hebben een lange historiek samen. Dat werkt uiteraard in twee richtingen. Wij weten perfect welke vragen we aan RACS kunnen voorleggen. Even goed zijn er bij RACS heel wat medewerkers die bijzonder goed vertrouwd zijn met onze organisatie en onze business.” Tussen TUI en RACS is zo een hecht partnerschap ontstaan.

“We hebben RACS altijd als een platform ervaren dat de voorkeur geeft aan helderheid”

“Het allerbelangrijkste is natuurlijk dat RACS ons al ruim twintig jaar helpt om onze kostenstructuur performant te houden”, vat Wim Van Besien samen. “Het is de grootste uitdaging in onze sector: voortdurend efficiënt blijven, ook op het vlak van financieel beheer. Daar slaag je als bedrijf alleen maar in wanneer je over een solide basis beschikt. En dat is precies wat RACS ons bezorgt: een stevige fundering voor accounting en controlling, waarop het hele verdere financiële beheer steunt.”